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Webサイトリニューアルの提案依頼書(RFP)とは?制作のポイントなどを解説

Webサイトリニューアルの提案依頼書(RFP)とは?制作のポイントなどを解説

Webサイトをリニューアルする際、現在のWebサイトの制作を行った会社や他の制作会社などに制作を代行してもらうケースが多いのではないでしょうか。
技術面での細かい変更や複雑な機能を組み込んだりすることは、経験が乏しい方であればWebサイトプラットフォームなどを活用しても作業が難しくなる為パートナー企業に依頼すると安心です。

しかし制作会社が代行してくれるからと言って、依頼側の皆さんから何も説明を行わないと依頼は失敗してしまいます。制作会社がしっかり制作をこなせるように、依頼側では「提案依頼書(RFP)」を制作して提出するのが重要です。

今回はWebサイトリニューアルの際、依頼側の皆さんに用意していただきたい提案依頼書について解説を行っていきます。

そもそも提案依頼書とは?要件定義書との違いも解説

そもそも提案依頼書とは?要件定義書との違いも解説

提案依頼書とは、「Webサイト制作等を依頼する際、依頼側(クライアント)が受注側(制作会社)へ要望をまとめて提出するための書類」です。英語で「Request for Proposal」、略して「RFP」と呼ばれることもあります。

そもそもWebサイトリニューアルは、

  • ・予算はこれくらいにしたい
  • ・納期はこれより前にしてほしい
  • ・難しいかもしれないがこういった機能を入れてみたい

といったさまざまな要望があるはずです。

こういった要望は依頼の際に伝えないと制作側が作業の方向性をイメージできませんし、予算や納期等正しく出すことが難しくなってしまいます。依頼側である皆さんが事前に提案依頼書で要望をまとめて制作会社に伝えることで、それを基によりよい改善内容を提案しやすくなります。

提案依頼書については法律上絶対に提出しないといけない、といった決まりはありませんし、数ページのみといった小規模なリニューアルでは、提案依頼書を作成する必要はないと解説しているメディアもあります。
しかしWebサイトリニューアル場合は、現状のWebサイトに何らかの不満や要望があるはずなので、小規模な依頼の場合でも、簡単な提案依頼書を作成し要望をまとめるだけで未然にトラブルを防ぐことができます。

提案依頼書と要件定義書の違いとは

提案依頼書とよく間違われるのが、要件定義書です。両者はそもそも作成する側が異なり、要件定義書は外注された業者のほうが依頼元へ提示するものです。

要件定義書では依頼を受けた制作会社が自社のスキル・ノウハウを基に、実際に作業する際の想定予算や納期、そして実装内容等を書類としてまとめていきます。要件定義書は提案依頼書を基に作成されるのがポイントです。つまり提案依頼書をベースとして、より詳しく内容を決定したものが要件定義書です。

要件定義書を詳しく作成するには、当然提案依頼書がしっかりできていないといけません。また依頼側である皆さんが想定した予算や納期、実装内容などを制作会社が理解できているかどうかを確かめ、認識を共有する際にも活用されます。

自社課題に沿った提案依頼書の重要性!制作すると様々なメリットがある

自社課題に沿った提案依頼書の重要性!制作すると様々なメリットがある

わざわざ提案依頼書を作成するのは、作成時間以上にメリットがあるからです。提案依頼書自体は慣れないうちは大変かもしれませんが、慣れてくると数時間程度で作ることが出来ます。未来のWebサイトリニューアルのカギとなる書類なので頑張って作成していきましょう。

作成を通して自社の要望を整理できる

提案依頼書ではプロジェクト背景や予算、納期等をまとめていきます。
その際に「やはりこの項目は追加しておこう」、「この項目は必要ない」といった要望も出てくるはずです。

事前に提案依頼書を書いて確認を行うことで、本当に必要な項目を冷静に判断しながら自社の考えを整理できるのがポイントになってきます。口頭で依頼内容等を伝える場合は、こういった整理ができずに余計な項目まで説明した、あるいは項目に抜け漏れがあったといったトラブルが起きるケースもあります。こういったトラブルをなくすためにも提案依頼書が必要です。

適切なコストや納期の調整を制作側がしやすくなる

制作側がよい提案をするためには、依頼側である皆さんがどんなWebサイトリニューアルを想定しているのかを細かく確認しないといけません。こういった細かい確認の手間を極力なくしてくれるのが提案依頼書です。作業する前に確認しておくべき項目がすでに一通りまとめられているので、制作側は適切なコストや納期などの調整をスムーズに実行できます。

仮に「この納期ではこの規模感のWebサイトを制作するのが難しい」となった場合でも、提案依頼書を提出して皆さんは制作側からアドバイスがもらえるはずです。結果的に提案依頼書から細かい調整を行い、両者が納得した状態で作業を開始できるのもメリットです。

相見積もりがしやすくなる

Webサイトリニューアルを外注したい業者を選定する場合、依頼内容を提示した上での相見積もりが重要になってきます。相見積もりによって、適切な予算内で作業を行ってくれる業者を精査しやすくなります。

そして相見積もりによる精査には、提案依頼書が役立つのがポイントです。提案依頼書によって同じ制作の内容を複数の制作会社へ共有できるので、同じ依頼条件でのコスト比較がしやすくなります。口頭で一社一社に説明をすると、同じように内容が伝わらず齟齬が起きる原因になりますが、文章だとそのリスクを減らすことが可能になっています。

責任問題や業務範囲などを確実に伝達可能

Webサイトリニューアルを外注する際は、

  • ・依頼側の誰がWebサイトリニューアルの責任者かわからない
  • ・依頼された制作会社はどこまで作業を行えばよいか決まっていない

といったトラブルが起こりがちです。

トラブルによって余計な手間が増え、両者の関係が悪化してしまうリスクまであります。

提案依頼書は、そういった無用なトラブルを避けるための書類でもあります。事前に業務の責任担当者や業務範囲などを確認できるようにしておくことで、両者に内容の食い違いなどが起きた場合でも書類を基に確実な対応が可能です。

社外だけでなく社内での情報共有にも活用できる

特に部署が複数分かれていたりすると、情報共有が大変になります。社外だけでなく社内においても、スムーズにWebサイトリニューアルに関する提案内容が伝わるようにしておくと安心です。

提案依頼書は、社外のみならず社内での情報共有にも活用できます。たとえば上司に提案依頼書を提出して決裁を取る、各部署へ内容を伝えて問題がないか確認する、といった使い方も可能です。

社内稟議などに時間がかかり依頼までに時間が掛かってしまわないためにも、数時間だけでも時間を確保して提案依頼書を作成する準備をしてみてください。

提案依頼書作成時のポイント!必要な項目を確認しておこう

提案依頼書作成時のポイント!必要な項目を確認しておこう

ここからは、提案依頼書を作成する際に記載すべき項目をまとめていきます。ちなみに必要であれば、今回ご紹介する項目以外も追加してカスタマイズしてみてください。

プロジェクトの概要

そもそもなぜWebサイトリニューアルを外注することになったのか、その背景などを解説していきます。

  • ・プロジェクト名、依頼背景
  • ・対象Webサイト
  • ・現在の課題
  • ・納品期限
  • ・希望予算

プロジェクト名や達成したい目的を書きながら、どのWebサイトURLがリニューアル対象なのかも確認できるようにしておきましょう。また詳しい依頼の背景を手順を追って説明するのも効果的です。現在自社でどんな課題が起きているかも記載しておきましょう。

納品期限は「○○○年○○月○○日」といったように、実際の期限日時を記載しておくと重要です。1年以内といったあいまいな書き方は避けましょう。また上限は○○万円まで、といったように、希望予算についても数値でより具体的な金額を提示したほうが安心です。

Webサイトリニューアルに関する要件

次は、Webサイトリニューアルに関して実装したいページ・機能等を記載していきます。

  • ・必要なリニューアルページ数
  • ・自社で投稿や編集を行いたいページ
  • ・希望デザイン、機能
  • ・対応環境
  • ・素材・原稿の扱い

リニューアルページ数は最終的な見積もり金額にも関わってくるので、しっかりご提示いただく必要があります。もちろんここで提示したものが絶対ではなく、皆さまの課題解決のために制作会社はより良いページ構成で提案を行うため、多少なりとも変動することをご理解ください。

またリニューアルの後、自社で運用をしたい対象ページを記載することで仕様を調整してもらうことができます。誰がどのように運用を行うかをイメージして、必要であれば社内調整などを行ってください。

さらにリニューアルの際デザインを大きく変更する予定の場合は、希望デザインも提示しておいてください。WebデザインギャラリーサイトのURL等を共有すると、イメージが伝わりやすいでしょう。ログインやカートといった必要機能についても明示しておきましょう。

対応環境については、対応したいデバイスやOSまで指定できるとありがたいです。レスポンシブデザインによるスマートフォン対応はもはや必須と言えるでしょう。
ちなみにカモシカスタジオで制作する全てのWebサイトは、追加予算なくレスポンシブ対応となっています。

素材・原稿については、自社で準備するものと制作側で準備してほしいものを分けて提示します。ただし素材や原稿をオリジナルで用意してもらう際は、制作会社によってはオプションが必要だったり対応外になるケースもあるので注意しておいてください。

サーバー関連の要件

Webサイトリニューアルの際は、サーバー関連の情報を明示していただくと今後の作業が非常にスムーズになります。

  • ・契約している、契約したいレンタルサーバー会社、プラン
  • ・利用中のCMSなど
  • ・ドメインやSSL証明書サービス
  • ・旧Webサイトが残る場合の対応方法

現在契約しているサーバー会社を伝えることで、その特性や構成を基に制作側が提案をしやすくなります。またWordPress等のCMSを使っている場合もしっかりと明示しておきましょう。

またドメインやSSL証明書サービスについても、新しく設定や調整が必要な場合は内容を記載しておきます。多くの場合は現状のドメインを引き続き使用するかと思いますが、実行してほしい対応を伝えておきましょう。

法務事項

法律関連のトラブルを避けられるよう、

  • ・契約に関する注意事項
  • ・トラブルが発生した際の問い合わせ先
  • ・提案依頼書の取り扱い・管理

といった面でも記載を行っておきましょう。

ちなみに各項目をスムーズに記載したい際は、無料のテンプレートが活用できます。さまざまなサービスで提案依頼書テンプレートが無料公開されているので、ぜひ検索エンジン等で調査していくつかダウンロードしてみましょう。

まとめ

今回はWebサイトリニューアルの際に必要な提案依頼書に関する注意事項をまとめてきました。

Webサイトリニューアルの際は、事前に提案依頼書を作成することでトラブルを避けて適切なコストで依頼できるようになります。提案依頼書を作成するときは各部署にヒアリングを行って必要事項を確認する、できるだけこちらの説明できる範囲で内容を詳しく書くことを心掛ける、といった工夫を行ってみましょう。

「カモシカスタジオ」では、Webサイトリニューアルを実行したいお客様もサポートしております。
提案依頼書作成などに自信がない場合もサポートさせていただくので、ぜひご連絡ください。

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