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【担当者必見】ホームページ制作の依頼前に準備しておきたいこと

【担当者必見】ホームページ制作の依頼前に準備しておきたいこと

ホームページ制作の外注を検討している場合、事前に様々な準備が必要です。依頼内容を漠然としか決めていないと、制作会社とのコミュニケーションが不足して成果が出ないケースもあるので注意しましょう。

事前準備の方法や必要なものが分かっていると、スムーズな依頼遂行やコスト削減なども達成できるのでポイントを押さえておいてください。

そこで今回はホームページ依頼担当者向けに、依頼前に確認したいことや事前準備しておくべきものをまとめていきます。

ホームページ制作を依頼する前に!必要な基本的心構え

ホームページ制作を依頼する際は、次のような心構えがまず最低限必要です。

二人三脚でホームページを作る

ホームページ依頼を行う際も、自社が積極的に作業へかかわっていく必要があります。仮に関与せずにホームページ制作を任せてしまうと、

  • ・テーマ、機能が思っていたのと違うページが納品されてしまう
  • ・ホームページ制作企業が制作に迷走して無駄に納期が発生する
  • ・無駄なコストが発生してしまう

といったデメリットが起こってしまうでしょう。

ホームページ制作会社は自社のサポートをしてくれます。ということで制作会社と二人三脚的に協力を行い、作業を継続して行うのが重要です。

必ず提案書(RFP)を作る

ホームページ制作会社に依頼する際は、必ず提案書(RFP)を作っておいてください。RFPがあると、ホームページ制作会社側は安心してそれを基に設計書等を作成可能です。

  • ・プロジェクト名
  • ・計画目的
  • ・課題や制作で解決したいこと
  • ・実現したいデザイン・機能
  • ・希望納期および予算

などを項目としてRFPは作成していきます。初心者視点でもよいので、なるべく必要な項目を現状の知識やスキルで埋めておくと安心です。後は制作会社がブラッシュアップしてくれます。

RFPは無料でもテンプレートが複数あります。ぜひインターネット上からダウンロードして利用してみてください。

どの工程まで任せるのか検討して依頼する

ホームページの工程は、制作だけで終わらず運用・保守や分析まで考える必要があります。制作のみを請け負うかその後の工程まで請け負ってくれるかは、ホームページ制作会社のキャパシティなどにもよります。

ということでまず制作のみを依頼して後は自社で内製運用・保守や分析をするのか、それとも制作後も運用・保守や分析を代行してほしいのかをまず決めておく必要があるでしょう。最初から運用・保守や分析が付いてくるプランやオプション扱いのプランもあるので、事前に制作会社が提供しているプランを1つ1つ確認して適切なものを選ぶ必要もあります。

ホームページ以外のツール利用もサポートしてもらうのか決めておく

残念ながら、ホームページは現在あふれており自社ページが埋もれてしまう可能性もあります。そこでSNS・Web広告といった各ツールとも連携しながら、Webマーケティングを行う必要があります。

ホームページ依頼だけで終わるのならば制作に特化した会社を選べばよいですが、他のツール利用も考えるとツールごとに別の会社へ施策サポートを依頼するのは面倒です。そこで最初から利用予定のツールを決めておき、すべてに対応して一貫した政策を打ってくれる制作会社を選定できると安心です。

ホームページの連携性まで考えると、すべての制作物・施策を同じ会社が担当したほうが一貫性がありマーケティング面で有利です。

見積りを行う

AとBの制作会社で依頼できる内容が同じで、料金が違うことはよくあるケースです。見積りをすれば高いところにわざわざ依頼してしまうことがありません。またこちらの提案に関して適切な見積もりができるのか、比較する際の材料になります。

ただし1社1社に直接自社から確認を取って見積りをもらうと、会社数が多い場合面倒です。たとえばマッチングサイトでは、制作会社ごとにまとめて見積もりを取って比較が可能です。内容とコストを比較して最も適切なところへ依頼しやすいので活用してみてください。

ホームページ制作の際に事前準備しておくとよいものとは?まとめてご紹介

ここからはホームページ制作依頼の際に必要なものを、まとめてご紹介していきます。

課題・目的・ターゲットや予算、納期など

まず

  • ・課題
  • ・目的
  • ・ターゲット
  • ・予算
  • ・納期

といった基本項目は一通りまとめて提出できるようにしておきましょう。上記が決まっていないとスムーズな制作は不可能です。

課題としてはたとえば

  • ・売上が確保できていない
  • ・認知度が低い
  • ・Webマーケティング施策が上手く回っていない

といったものがあります。課題に対して売上をこのくらいアップさせたい、といった目的を決めて制作会社へ伝えると、納品物のイメージが浮かびやすくなります。

またターゲットに関しては、「ペルソナ」を意識して構成を考えるとスムーズです。「30代の中堅従業員、中小企業の経理担当で会計ツールの導入に悩んでいる」といったように伝達ができれば、デザインの方向性などもある程度決めやすくなるのがメリットです。

予算や納期は、ホームページのボリュームを決める重要な項目です。予算が少なく納期が厳しいと質の高いホームページは作れませんし、予算が多く納期に余裕があると多機能で質の高いホームページも制作可能です。

細かい予算や納期等はこちらから提示しないと、制作会社からは提示しにくく漠然としたものになるリスクもあります。予算や納期等で問題がある場合は制作会社から連絡があると思うので、適切なレベルを話しながら決めるのが重要です。

デザインや機能等の参考データ

デザインや機能等で細かい希望がある場合は、参考データを逐一確認して保管しておき、制作会社側へ共有できるようにしておきましょう。

デザイン・機能等を調査する際は、たとえばデザイン事例を紹介しているホームページが役立ちます。業種やトレンドといったテーマごとに最適なデザイン・機能を絞り込んで確認しやすく、初心者でも気軽に概要やデザインイメージを確認できるのがメリットです。ちなみに制作会社もこういったホームページを参考にして、トレンド等を取り入れることがあります。

参考データを共有したほうが、よりデザインイメージが明確となりその後のワイヤーフレーム・デザインファイルなどの作成が楽になるのがメリットです。具体的なデザインイメージが思い浮かばない場合は制作会社に相談して、デザインの参考ページなどをいっしょに確認してみるのもよいでしょう。

また大体のページ数まで分かると、具体的な見積もりが明確になりやすくなります。ホームページの制作費用は搭載するデザイン・機能やページボリューム・構成等で決まるので、事前に決めておければおけるほど価格決めの面では有利です。

使ってほしいツールやサーバーなど

ホームページ制作の際にたとえば

  • ・WordPressを使ってほしい
  • ・この制作ツールを使ってほしい
  • ・料金面でこのレンタルサーバーを使ってほしい

といった希望がある場合は、積極的に伝えておいてください。伝えずお任せにするとツールによっては後日自社で扱いにくかったり、レンタルサーバーの料金が高くなったりする恐れがあります。

ただしホームページの規模感や機能等では、伝えたツール・サービスで制作するのが難しいケースもあるでしょう。その場合も相談して調整を行うのが重要です。

文章や写真などの素材

自社としてはぜひ使ってほしい素材は、すぐデータで提出できるように準備しておきましょう。素材提供サービスから選ぶこともありますが、独自性が少なくなるので自社で著作権に違反しないような独自素材を用意できると説得力が上がります。

素材としては例えば

  • ・自作した会社アイコン
  • ・実際に撮影した従業員やCEOの写真
  • ・自社で印刷して発行しているパンフレットやリーフレット、ホワイトペーパーなど
  • ・伝えたいテーマやキャッチコピー、文章メッセージ

などがあります。

会社アイコンといった独自デザインを制作するのが難しい場合は、イメージを伝えることで制作会社側にデザイン制作を依頼できるケースがあります。また実際の写真は著作権に違反していないかクリアにしてから共有しないと、トラブルになるので注意しておきましょう。実績紹介用の他社従業員が映っていたりする写真だと、なおさら注意が必要です。

会社の概要等を伝えるために、いつでも確認できるパンフレットといった資料を共有するのも重要になってきます。会社のイメージを明確にすることで、成果の出るイメージ通りのページが納品される可能性が上がります。テーマやキャッチコピー、文章メッセージなどが用意できていればそれも共有しておきましょう。

データは一括で圧縮して送ったりすることで、共有の手間を省けます。クラウドサービスなども使いながら、効率よくリアルタイムで共有できるようにしておくと安心です。メールといったサービスだけだと、共有時の見落としなどが発生するため注意しましょう。

決められない項目もホームページ制作会社へ相談してみよう!

初心者では、今回ご紹介した心構えや必要なものを完ぺきに準備する・用意するのは難しいこともあるでしょう。心配な場合は、ホームページ制作会社に何が心配なのか相談してみるのも有効です。

「カモシカスタジオ」では岩手県を拠点としてホームページ制作だけでなく、インバウンドのデジタルマーケティング施策全般をサポートしております。

  • ・ホームページ制作
  • ・運用や改善
  • ・その他マーケティング施策の実行
  • ・OMOのアプリ開発

などを手掛けており、課題解決へ複数のツールを利用する環境を提供可能です。

気になる方はぜひ制作等のアドバイスをさせていただきますので、ご連絡ください。

まとめ

今回はホームページ依頼担当者向けに、依頼前に確認したいことや事前準備しておくべきものをまとめてきました。

ホームページの制作を依頼する際は、まず提案書を作成したりどの工程まで依頼をするのかなどを決めておきましょう。そして使ってほしいツールや素材などを用意して、自社の強みなどをパンフレット等で共有できるようにしておくとより安心です。

不明な項目・決めにくい項目については制作会社に詳しく相談してみてください。

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